Samstag, 15. Januar 2011

Rätselhafte Besprechungen

Besprechungen sind der Horror - die meisten zumindest. Und wenn sie nicht schrecklich sind, dann zumindest todlangweilig, was auch schrecklich ist. Angeblich häuft sich die Zahl, und weil Unternehmen rund um die Welt aktiv sind, tagt man von früh morgens per Videokonferenz bis in den späten Abend. Ein Meeting jagt das nächste. Dabei wird die Zeit aller Teilnehmer in der Regel sinnlos verschwendet und vermutlich eine Menge Wert vernichtet. Wissen wir.

Wir wissen auch, wie man es besser macht. Tipps dazu gibt es zuhauf, aber sie fruchten nicht. Genau das ist der Punkt, der mich interessiert. Wieso eigentlich nicht? Warum werden Meetings nicht sorgfältig vorbereitet? Warum werden nicht die richtigen Leute eingeladen? Warum werden Vielredner nicht gestoppt? Warum werden die Ergebnisse nicht für alle sichtbar festgehalten (wenn es denn Ergebnisse gibt)? Warum werden die Tagesordnungspunkte nicht priorisiert und kategorisiert? Und vor allem: Warum gibt es am Ende kein Besprechungsfeedback?

Vermutlich gibt es für jede Frage eine andere Antwort. Fehlende Vorbereitung? Kostest Zeit. Falsche Teilnehmer? Man möchte keinem auf die Füße treten. Vielredner reden lassen? Unterbrechen ist unhöflich. Ergebnisse visualisieren? Man könnte sich verschreiben. Keine Kategorisierung der Besprechungspunkte? Könnte peinlich werden, wenn überall ein "E" für Entscheidung steht und nichts entschieden wird. Kein Feedback am Ende? Wer traut sich schon, offen zu kritisieren. Usw.

Die wichtigste Frage aber: Warum lassen sich Menschen das gefallen? Warum steht niemand auf und moniert die sinnlose Zeitverschwendung? Warum meckern alle erst nach dem Meeting über den Unsinn?

Eine Erklärung: Besprechungen dienen der Absicherung. Menschen in Organisationen dürfen und wollen keine Fehler machen. Also wird wenig allein entschieden, sondern alles wird mit allen besprochen. Dann kann nachher niemand sagen, er habe von nichts gewusst. Daher auch die lustigen Verlaufsprotokolle.

Einspruch: Dann müsste man doch in Besprechungen auch Entscheidungen treffen, was aber selten geschieht. Ein Denkfehler. Man möchte natürlich schon selbst entscheiden, in den Besprechungen sucht man hierfür lediglich Unterstützung. Wenn alle anderen meinen Weg nach endlosen Diskussionen schließlich entnervt abnicken, ist das Ziel erreicht.

Eine andere Erklärung, die mir einfällt: Besprechungen dienen überhaupt nicht all den hehren Zielen, die in den Ratgebern stehen. Sie sind der Ersatz des klassischen Kaffeekränzchens. Als Arbeit getarnte soziale Ereignisse. Die Befriediung des Bedürfnisses nach Nähe und Bindung. Der moderne Mensch trifft sich nicht mehr in gemütlicher Runde zum lockeren Plausch, er hält Meetings ab. Je größer die Zahl der Besprechungen, an denen jemand teilnimmt, umso höher seine soziale Anerkennung.

Man stelle sich vor, der Manager kommt nach Hause und erklärt: "Ach, haben wir wieder nett Kaffee getrunken heute. Und das insgesamt sechs Stunden!" Da klingt doch viel besser: "Mannomann, was für ein Tag: Sechs Stunden Meeting mit meinem Boss und dem Boss von meinem Boss. Ich bin völlig fertig..."

Damit erübrigen sich auch alle guten Ratschläge zur Optimierung. Niemand will ernsthaft ein Ergebnis auf Besprechungen erzielen. Auf zur nächsten "Besprechung"...

Rezension zum Thema:
Schluss mit dem Alltagshorror, managerSeminare 12/2010

Kommentare:

Markus Väth hat gesagt…

Vielen Dank für diesen erfrischenden Artikel. Mit dem Thema "optimierbare Meetings" verhält es sich in etwa wie mit den "rationalen und emotionslosen Märkten: Sie sind meist FIktion und im besten Fall sehr schwer herzustellen.

Ein Kunde sagte mir einmal: Natürlich haben wir eine ganze Liste von Verbesserungen, allen voran, Meetings mal grundsätzlich ausfallen zu lassen. Es traut sich nur niemand." Ein Umstand, der wohl auf viele Firmen zutrifft.

Außerdem sidn, wie Sie bereits sehr schön zeigen, die Konferenztelefone und Kaffeekannen das neue Lagerfeuer des modernen Büroarbeiters. Und wer möchte schon die wohlige Wärme des dritten Meetings am Tag missen?

Anonym hat gesagt…

Meine Erfahrung:
Die Effizienz und Effektivität von Meetings steigt durch Weiterbildungen nicht um einen Deut, erheblich jedoch bei Einsatz eines neutralen Prozessmoderators.

Johannes hat gesagt…

Hallo

Das sehe ich genauso: Moderatoren handeln ergebnisorientiert und sorgen für die Einhaltung der Spielregeln. Aber wer leistet sich schon neutrale Moderatoren für Regelbesprechungen? Wäre ja auch nicht so "gemütlich", sondern artet in richtige Arbeit aus. :-)
Johannes Thönneßen

Martin Vohla hat gesagt…

Ich möchte die Idee des Lagerfeuers noch etwas weiterführen, denn sie ist meine Erklärung für die Flut an Meetings. Es steckt in uns drin seit Urzeiten. So wie die Urmenschen jeden Abend in der Höhle ums Feuer saßen und sich Mut zusprachen, dass sie gemeinsam stärker sind als das mächtige Mammut da draußen und es mit gemeinsamen Anstrengungen tatsächlich erlegen können (auch wenn das Mammunt den einen oder anderen schon geholt hat), so halten wir Meetings ab um uns vor Augen zu halten, dass wir gegen die Konkurrenz bestehen können oder die Quartalsziele doch noch schaffen. Es steckt (wie vieles) in uns drin, es ist wichtig, wir brauchen das. Nach dem Meeting ist zwar das Mammut genauso lebendig wie vorher und die Quartalsziele nicht weniger utopisch, aber es geht uns besser, wir fühlen uns sicherer. Und trotzdem: Ich habe nicht wenige Meetings, die konzentriert ablaufen und bei denen gute Ergebnisse erzielt werden. Gerade wegen des Bildes mit dem Mammut und den Urmenschen fühle mich mich angespornt, Meetings effizient und zielgerichtet abzuhalten.

Johannes hat gesagt…
Dieser Kommentar wurde vom Autor entfernt.
Johannes hat gesagt…

Hallo Herr Vohla,

sicher gibt es auch viele gute Meetings. Seit dem Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich nur noch ganz selten bereut, einer Besprechung beigewohnt zu haben. Das Desaster mit den Meetings scheint mir auch eher ein Problem (großer) Organisationen zu sein. Wobei die schlimmsten Meetings die in Vorständen von (Sport)vereinen stattfinden.
Was eindeutig für Ihre Lagerfeuer-Theorie spricht :-)
Johannes Thönneßen

Dietmar Schoder hat gesagt…

Ich gehe einfach nur in ein Meeting, zu dem ich VORHER schon mit den wichtigen Teilnehmern die Grundlagen und gewünschten Ergebnisse in kleinen Einzelgesprächen geklärt habe. Und das Meeting moderiere ich auch selber. Das alles reduziert die Zeitverschwendung drastisch.

Johannes hat gesagt…

Hallo Herr Schoder,

ich halte viel von gut vorbereiteten Meetings - aber wenn die gewünschten Ergebnisse im Vorfeld schon geklärt wurden, würde ich mich als Teilnehmer schon fragen, wozu ich noch auf das Meeting gehen soll. :-)

Kerstin Poffo hat gesagt…

Menschen agieren auf unterschiedlichen Kommunikationsstufen. Wenn man dies evolutionär sieht sitzen sie im Meeting im besten Fall mit einem Fisch, der nichts beiträgt - einem Affen, der macht was er will - einem Urmensch, der auf dem Tisch haut und einer Amphibie, die sich schützt - zusammen. Wie soll hier ein Meeting erfolgreich, kompetent aber auch moderat und allen entsprechend geführt werden? Dies ist nur möglich, wenn die TN auf der gleichen Ebene kommunizieren und die Blockaden zu Talenten umwandeln. Von rein "Kopforientierten Meetings" können Sie nach der Paretoregel nur folgendes erwarten - 80% Einsatz und 20% Erfolg - Für Firmen fatal!