Einfache Regeln

Unternehmen brauchen Strukturen und Regeln. Wann immer Menschen sich zusammen tun, um etwas gemeinsam zu erreichen, geht es nicht ohne. Das gibt Orientierung und Halt und sorgt dafür, dass nicht bei jeder neuen Aufgabe alle Beteiligten erst einmal aushandeln müssen, wie man vorgeht und wer dabei welchen Teil übernimmt.

Ein Beispiel: In einem Unternehmen gibt es relativ einfache Regelungen für Dienstreisen. Da jeder Abteilungsleiter häufig rund um die Welt im Einsatz ist, hat man auf differenzierte Regeln verzichtet und jedem ein Budget zugestanden, innerhalb dessen er selbst entscheiden kann. Nach jeder Reise reicht man seine Kosten ein, die Personalabteilung reduziert das Budget um den jeweiligen Betrag. Funktioniert so weit ganz gut, weil am Ende eines Jahres der eine zwar sein Budget etwas überzogen hat, dafür andere darunter geblieben sind. Ziemlich pragmatisch.

Nun hat der neue Personalchef damit allerdings ein Problem. Einer der Kollegen handhabt diese Reisekostenabrechnungen ziemlich lax. Er vergisst regelmäßig, die Abrechnungen einzureichen, liefert sie dann viel später nach und überzieht auch regelmäßig sein Budget. Alles nicht wirklich tragisch, weil das Gesamtbudget nie überschritten wurde. Der Personalchef schlägt nun vor, dass jeder seine Reisen und die anfallenden Kosten vorher ankündigen muss. Diese werden dann im System sofort vom Budget abgezogen. Nach der Reise werden die Daten dann angepasst, sobald die Abrechnung vorliegt.

So wird es gemacht. Als nun einer der Abteilungsleiter gegen Ende des Jahres seine letzte Reise ankündigt, zeigt ihm das System die rote Karte. Nix zu machen, die Sachbearbeiter in der Personalabteilung können dem "Antrag" nicht stattgeben.

Es gibt einen entsprechenden Dialog, eine Menge Aufregung, nach vielem Hin und Her findet man eine Ausnahmeregelung.

Ein Klassiker, oder? Wie oft werden neue Regeln eingeführt, um ein an sich funktionierendes "System" zu optimieren, weil es in wenigen Einzelfällen "missbraucht" wird? Statt diese Fälle im Gesamtzusammenhang zu betrachten und sich zu fragen, ob die angestrebte Optimierung tatsächlich mehr Vor- als Nachteile bringt, werden neue Grenzen gezogen.

Die Geschichte fiel mir wieder ein, als ich einen Artikel über eine Studie der Boston Consulting Group las. Darin ging es um Kompetenzen, über die erfolgreiche Unternehmen verfügen im Gegensatz zu weniger erfolgreichen Unternehmen. Ein Ergebnis war, dass die ausschlaggebenden Faktoren die Qualität der Führung, die Mitarbeitermotivation, die Unternehmenskultur und die bereichsübergreifende Kooperation sind.

Die Begründung ist nachvollziehbar. In Zeiten des Wandels sind die Unternehmen erfolgreich, die schnell und flexibel reagieren können. Das wiederum geht nicht, wenn die Mitarbeiter eingezwängt sind in ein enges Korsett von Regeln und Vorschriften und die einzelnen Bereiche auf ihren Zuständigkeiten gemäß Organigramm beharren.

Regeln und Strukturen sollten so einfach wie möglich gehalten werden, schlussfolgern die Berater der Boston Consulting Group, sonst leiden Motivation, bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Innovationsfähigkeit.

Das ist doch mal innovativ...

Rezension zum Thema:
Spielräume statt Regeln, Zeitschrift Führung + Organisation 1/2012